Mitarbeiterentsendung nach Österreich

Hier finden Sie Informationen im Zusammenhang mit aufenthalts- und ausländerbeschäftigungsrechtlichen Bestimmungen zur Entsendung sowie zur Arbeitskräfteüberlassung.

Grenzüberschreitende Entsendung oder Überlassung* nach Österreich

Im Vorfeld einer Mitarbeiterentsendung oder Arbeitskräfteüberlassung sind folgende Fragen zu klären:

  • Wo hat das entsendende bzw. überlassende Unternehmen seinen Sitz? (EU/EWR/Schweiz oder in einem Drittstaat)
  • Welche Staatsangehörigkeit(en) hat die Fachkraft, die entsendet oder überlassen werden soll?

Hinweis

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur für geschäftliche Besprechungen, Teilnahme an Seminaren und Vorträgen, Messen, Wettkampfveranstaltungen etc. von geringem Umfang und kurzer Dauer aus dem Ausland nach Österreich reisen, gelten Ausnahmeregelungen. Unter Umständen ist dann keine Entsendemeldung („ZKO-Meldung“) erforderlich.

Seit Inkrafttreten der Novelle des österreichischen Lohn- und Sozialdumpingbekämpfungsgesetzes (LSD-BG) am 01.09.2021, gelten weiters folgende Ausnahmen, im Falle derer keine ZKO-Meldung zu erstatten ist:

  • Topverdienst von durchschnittlich mindestens EUR 6.804 brutto (Wert 2022) während sowie in den beiden Monaten vor der Entsendung oder Überlassung
  • Konzerninterne Entsendung von Fachkräften unter gewissen Umständen während einer Dauer von max. 2 Monaten jährlich
  • Umfassende Schulungsmaßnahmen, auch von längerer Dauer
  • Universitäre Austausch-, Ausbildungs- und Forschungsprogramme, sowie für Vortragende
  • Lieferung und Abholung von Waren durch Personal der Verkäuferin/des Verkäufers bzw. der Vermieterin/des Vermieters

Unterschied Entsendung vs. Überlassung

Eine Entsendung nach Österreich liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Unternehmen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter für einen vorübergehenden Zeitraum zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe (z.B. einer vertraglichen Verpflichtung zur Erstellung eines Werks) nach Österreich schickt. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter kehrt nach der Entsendung  wieder an ihren oder seinen ursprünglichen Arbeitsplatz außerhalb Österreichs zurück. 

Die Entsendung ist klar von der Arbeitskräfteüberlassung zu unterscheiden.

Bei einer Arbeitskräfteüberlassung vereinbart das Unternehmen (in einem Überlassungsvertrag) generell, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einem anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es nicht um die Erfüllung einer bestimmten Aufgabe. Das überlassende Unternehmen haftet daher z.B. nicht für den Erfolg der Erstellung eines Werks. Eine Arbeitskräfteüberlassung wird besonders auch dann angenommen, wenn die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter im österreichischen Unternehmen organisatorisch eingegliedert, diesem weisungsgebunden sind, und das überlassende Unternehmen auch nicht Material oder Werkzeug zur Verfügung stellt.

Achtung

Prüfen Sie genau, ob eine Entsendung oder eine Arbeitskräfteüberlassung vorliegt, und holen Sie im Zweifelsfall professionelle rechtliche Unterstützung ein! Selbst wenn Sie eine Entsendung auf Grundlage eines Werkvertrages beabsichtigen, kann eine Prüfung durch Kontrollbehörden (insbesondere durch das Finanzamt oder die Sozialversicherung) ergeben, dass Arbeitskräfteüberlassung vorliegt, für die auch das österreichische Unternehmen haftet.

Unternehmen mit Sitz in EU/EWR/Schweiz entsendet oder überlässt EU-/EWR- oder Schweizer Bürger:in

Es sind keine arbeitsmarktbehördlichen Bewilligungen bzw. Bestätigungen erforderlich. Das Unternehmen trifft nur die ZKO-Meldepflicht (sofern keine Ausnahme anwendbar ist):

Die Entsendung muss der Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle illegaler Beschäftigung des Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) durch Erstattung einer ZKO3-Meldung vor Arbeitsaufnahme gemeldet werden. Im Falle einer Überlassung muss eine ZKO4-Meldung erstattet werden. In der Regel erstattet das entsendende oder überlassende Unternehmen die ZKO-Meldung selbst, alternativ kann z.B. eine Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei unterstützen.

Beide Meldungen sehen die Angabe einer zur Vertretung nach außen berufene Person des entsendenden oder überlassenden Unternehmens vor (z.B. Unternehmer:in, handelsrechtliche:r Geschäftsführer:in, verantwortliche:r Beauftragte:r). Es handelt sich hierbei um die Person, die die strafrechtliche Verantwortung für das Unternehmen trägt. Sofern ein:e verantwortliche:r Beauftragte:r (in der Regel eine Führungskraft) seitens des entsendenden bzw. überlassenden Unternehmens bestellt wird, ist dies per Übermittlung des Formulars ZKO1-A (Bestellung) und ZKO1-Z (Zustimmungserklärung) an die ZKO zu melden. Sollte kein:e verantwortliche:r Beauftragte:r bestellt worden sein, so würden im Falle einer Strafe jedenfalls die Geschäftsführung bzw. alle Vorstandsmitglieder haften.

Sämtliche Lohn- und Meldeunterlagensind während des gesamten Zeitraums der Entsendung oder Überlassung auf Deutsch oder Englisch in elektronischer oder physischer Form bereitzuhalten und im Falle einer Kontrolle durch die Finanzpolizei vorzuweisen.

Diese Unterlagen umfassen:

  • ZKO-Meldung sowie etwaige Änderungsmeldungen
  • Unterlagen über die Anmeldung zur Sozialversicherung (Formular A1), sofern für die entsandte oder überlassene Person in Österreich keine Sozialversicherungspflicht besteht,
  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel
  • Lohnzettel, Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege
  • Lohnaufzeichnungen, Arbeitsaufzeichnungen
  • Unterlagen betreffend die Lohneinstufung gemäß dem anwendbaren Kollektivvertrag zur Überprüfung des für die Dauer der Beschäftigung nach österreichischen Rechtsvorschriften gebührenden Entgelts

Der Ort der Aufbewahrung ist im Vorfeld in der ZKO-Meldung anzugeben – aus folgenden Möglichkeiten kann gewählt werden:

  • Beschäftigungsort
  • Nur im Falle von ZKO3-Meldung: Ansprechperson
  • In Österreich zugelassene berufsmäßige Parteienvertretung
  • In Österreich eingetragene Zweigniederlassung, an der der ausländische Arbeitgeber seine Tätigkeit nicht nur gelegentlich ausübt 
  • In Österreich selbständige Tochtergesellschaft oder österreichische Muttergesellschaft eines Konzerns 

Hinweis

Die im Formular der ZKO3-Meldung zu nennende Ansprechperson hat in jedem Fall Auskünfte über die Entsendung zu erteilen und fungiert als formale:r Empfänger:in von Dokumenten. Es ist eine Person aus dem Kreis der Entsandten zu bestimmen, d.h. entweder die/der Entsandte selbst oder eine für eine Gruppe an entsandten Mitarbeiter:innen stellvertretend ausgewählte Person. Alternativ kann eine in Österreich niedergelassene, zur berufsmäßigen Parteienvertretung befugte Person genannt werden.

Wenn die  Voraussetzungen dafür gegeben sind (Dienstleistungs- und Dienstverschaffungsverträgen, konzerninterne Entsendungen) kann es sinnvoll sein,  eine sogenannte Rahmenmeldung für Einsätze von bis zu 6 Monaten zu erstatten. Diese Option ist im Standardformular der ZKO3-Meldung wählbar.

Beachten Sie darüber hinaus bitte auch Folgendes hinsichtlich Änderungen in Verbindung mit bereits erstatteten ZKO3- und ZKO4-Meldungen:

  • Änderungen sämtlicher Daten (persönliche Daten, Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeit, etc.) sind unverzüglich per Änderungsformular bekannt zu geben. Das ist auch erforderlich, falls in der ursprünglich erstatteten Meldung irrtümlich falsche Daten übermittelt wurden.
  • Verlängerungen von Einsätzen müssen ebenfalls per Formular gemeldet werden.
  • Es ist auch ein etwaig vorzeitiges Ende eines Einsatzes bekanntzugeben.
  • Einsätze mehrerer Personen können bereits in einer Erstmeldung inkludiert werden; es ist außerdem eine Nachmeldung weiterer Fachkräfte möglich, sofern der Zeitraum des Einsatzes innerhalb jenes der bereits erstatteten Meldung liegt.
  • Wenn nötig, können diverse Storno-Meldungen erstattet werden.

Sollte es im Rahmen einer ZKO3-Meldung zu einer allfälligen Änderung des Einsatzortes kommen, so ist diese ebenfalls per Änderungsformular bekannt zu geben.

Formular Änderungsmeldung ZKO3

Formular Änderungsmeldung ZKO4

Beispiel

Ein deutsches Unternehmen entsendet fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit deutscher Staatsbürgerschaft nach Österreich, um Parkettböden zu verlegen. Eine der fünf entsandten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Partieführerin. Sie hat gegenüber ihren vier anderen Kolleginnen und Kollegen Weisungsrechte des Arbeitgebers. Die Partieführerin kann in der ZKO3-Meldung als Ansprechperson genannt werden. ​

Unternehmen mit Sitz in EU/EWR/Schweiz oder der Schweiz entsendet oder überlässt drittstaatsangehörige Fachkraft

Wenn keine Ausnahme anwendbar ist, muss das entsendende bzw. überlassende Unternehmen vor Aufnahme der Tätigkeit muss eine ZKO-Meldung für der die zu entsendende bzw. überlassende drittstaatsangehörige Person zu erstatten. Die Zentrale Koordinationsstelle muss die Meldung dem Arbeitsmarktservice (AMS) übermitteln, das AMS stellt dann innerhalb von 2 Wochen ab Einlangen der Meldung dem EU-/EWR-/Schweizer Unternehmen und dem österreichischen Unternehmen eine EU–Entsendebestätigung bzw. EU-Überlassungsbestätigung aus. Voraussetzung für die Ausstellung der EU-Entsendebestätigung/EU-Überlassungsbestätigung ist, dass die/der Mitarbeiter:in

  • eine über die Dauer der Entsendung oder Überlassung nach Österreich gültige Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für das Land besitzt, aus dem sie oder er entsendet oder überlassen wird (Details sind in der ZKO-Meldung zu erfassen),
  • beim entsendenden oder überlassenden Unternehmen rechtmäßig beschäftigt ist, und dass
  • sämtliche österreichische Lohn- und Arbeitsbedingungen sowie sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen eingehalten werden.

Wenn es sich um eine Überlassung handelt muss die Meldung auch einen Nachweis der Gewerbeberechtigung des Überlassungsbetriebes enthalten.

Hinweis

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, darf die Beschäftigung aber auch schon vor Erhalt der EU-Entsende- bzw. Überlassungsbestätigung begonnen werden. Wenn sich nach Beginn der Beschäftigung herausstellt, dass die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, Sollte ein negativer Bescheid ausgestellt werden, muss die Entsendung oder Überlassung unverzüglich beendet werden.

Beispiel

Ein österreichischer Industriebetrieb beauftragt eine tschechische Firma ohne inländischen Sitz mit der Installation einer Produktionsmaschine in Österreich durch russische Arbeitnehmer. Die russischen Arbeitnehmer unterliegen weiterhin der Weisungsbefugnis des tschechischen Unternehmens und werden nicht in den österreichischen Betrieb eingegliedert. Das tschechische Unternehmen meldet die Entsendung an die ZKO. Diese leitet die ZKO3-Meldung an das AMS weiter. Das AMS stellt eine EU-Entsendebestätigung aus, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat entsendet EU-/EWR- oder Schweizer Bürger:in

Weder im Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) noch im Ausländerbeschäftigungsgesetz (AuslBG) gibt es eine Rechtsgrundlage für die Meldeverpflichtung bei Entsendung einer Fachkraft mit Staatsangehörigkeit eines EU- bzw. EWR-Mitgliedsstaats oder der Schweiz durch ein Unternehmen aus einem Drittstaat.

Für diese Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter muss keine ZKO-Meldung erstattet werden.

Sonstige Verpflichtungen

Folgende weitere Verpflichtungen sind bei Entsendungen durch Drittstaatsunternehmen einzuhalten:

  • Verpflichtung zur Mindestentlohnung nach dem österreichischen Kollektiv(=Tarif)-Vertrag
  • Bereithaltung der Lohnunterlagen und Arbeitsaufzeichnungen
  • Österreichisches Urlaubsrecht, Arbeitszeitrecht und Vorschriften über Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz

Hinweis

Wenn eine Fachkraft Ihres Unternehmens im Rahmen einer Entsendung zum ersten Mal ein reglementiertes Gewerbe in Österreich ausüben soll, müssen Sie diese Tätigkeit vorher anzeigen (sogenannte Dienstleistungsanzeige). Diese Anzeige ist einmal jährlich zu erneuern, wenn das Unternehmen beabsichtigt, während des betreffenden Jahres in Österreich Dienstleistungen zu erbringen.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat entsendet drittstaatsangehörige Fachkraft

Bei einer Entsendung von drittstaatsangehörigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern durch ein Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat (außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz) muss das österreichische Unternehmen direkt beim AMS entweder eine Entsendebewilligung oder eine Beschäftigungsbewilligung beantragen. 

Eine Entsendebewilligung wird beantragt, wenn die/der Mitarbeiter:in nicht länger als vier Monate entsandt wird.

Für einen Zeitraum von mehr als vier Monaten, brauchen Sie für die drittstaatsangehörige Fachkraft eine Beschäftigungsbewilligung. Basis für diese Beschäftigungsbewilligung sind die sogenannte Sicherungsbescheinigung (= eine Garantie vom AMS, dass die Beschäftigungsbewilligung in weiterer Folge ausgestellt werden wird) sowie, je nach Dauer der Entsendung, ein Visum oder ein Aufenthaltstitel.

Wird die/der Mitarbeiter:in kürzer als sechs Monate entsandt, benötigt sie oder er ein Visum. Das Visum muss bei der zuständigen österreichischen Vertretungsbehörde (Botschaft, Konsulat) im Wohnland beantragen werden.

Bei einer Entsendung von über sechs Monaten ist brauchen die Mitarbeiter:innen eine Aufenthaltsbewilligung (z.B. Betriebsentsandte).

Zusammengefasst sind also für die Entsendung von drittstaatsangehörigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von einem Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat folgende Schritte notwendig:

1. Beantragung einer Sicherungsbescheinigung beim AMS.

2. Nach Erhalt der Sicherungsbescheinigung Beantragung eines Visums oder eines Aufenthaltstitels, je nach Dauer der geplanten Entsendung.

3. Nach Erhalt des Visums/Aufenthaltstitels Beantragung einer Beschäftigungsbewilligung beim AMS.

Eine ZKO-Meldung ist in diesem Fall nicht notwendig.

Achtung

Im Bau- und Baunebengewerbe ist unabhängig von der Dauer der Entsendung immer eine Beschäftigungsbewilligung erforderlich, wenn Drittstaatsangehörige entsendet werden!

In folgenden Fällen brauchen Sie keine Entsende- oder Beschäftigungsbewilligung; die Entsendung ist aber vom inländischen Betrieb dem AMS spätestens zwei Wochen vor Beginn der Tätigkeit anzuzeigen und das AMS stellt eine sogenannte Anzeigebestätigung aus :

  • Einschulung im Rahmen eines Joint Ventures (Arbeitsgemeinschaft von zwei selbstständigen Unternehmen) auf Basis eines Schulungsprogrammes bis zu sechs Monaten
  • Konzerninterne Aus- und Weiterbildung im Headquarter in Österreich auf Basis eines qualifizierten Programmes bis zu 50 Wochen
  • Entsendung von Nachwuchsführungskräften durch ein international tätiges Unternehmen in eine zur gleichen Unternehmensgruppe gehörenden Niederlassung in Österreich bis zu 24 Monaten

Beispiel

Ein albanisches Unternehmen entsendet albanische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für drei Monate in ein österreichisches Unternehmen zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe, zu der sich das albanische Unternehmen in einem Werkvertrag verpflichtet hat. Die albanischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten vor Ort mit eigenen Betriebsmitteln und unterliegen nicht der Weisung des österreichischen Unternehmens. Da es sich um eine Tätigkeit in einem Baugewerbe handelt, muss das österreichische Unternehmen eine Beschäftigungsbewilligung beantragen.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat überlässt EU-/EWR- oder Schweizer Bürger:in

Wie bei der Entsendung von Fachkräften mit EU-/EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit durch ein Unternehmens mit Sitz in einem Drittstaat, besteht in diesem Fall keine ZKO-Meldepflicht.

Bei der Überlassung aus einem Drittstaat ist allerdings eine Überlassungsbewilligung erforderlich. Die Überlassungsbewilligung ist vom österreichischen Unternehmen bei der Gewerbebehörde zu beantragen, obwohl die überlassene Person EU-/EWR- oder Schweizer Bürger:in ist.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

  • Es handelt sich um aus arbeitsmarktpolitischen und volkswirtschaftlichen Gründen unbedingt notwendige Beschäftigung besonders qualifizierter Fachkräfte.
  • Diese sind ausschließlich durch Überlassung aus dem Ausland verfügbar.
  • Durch die Überlassung entsteht keine Gefährdung der Lohn- und Arbeitsbedingungen österreichischer Beschäftigter.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat überlässt drittstaatsangehörige Fachkraft

Auch hier gilt: Bei der Überlassung aus einem Drittstaat ist eine Überlassungsbewilligung erforderlich, die vom österreichischen Unternehmen bei der Gewerbebehörde zu beantragen ist.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

  • Es handelt sich um aus arbeitsmarktpolitischen und volkswirtschaftlichen Gründen unbedingt notwendige Beschäftigung besonders qualifizierter Fachkräfte.
  • Diese sind ausschließlich durch Überlassung aus dem Ausland verfügbar.
  • Durch die Überlassung entsteht keine Gefährdung der Lohn- und Arbeitsbedingungen österreichischer Beschäftigter.

Anschließend beantragt das österreichische Unternehmens beim zuständigen AMS eine Beschäftigungsbewilligung, wenn es sich bei der überlassenen Fachkraft um eine:n Drittstaatsangehörige:n handelt.

Wird die Fachkraft kürzer als sechs Monate entsandt, benötigt sie ein Visum, welches bei der zuständigen österreichischen Vertretungsbehörde (Botschaft, Konsulat) im Wohnland zu beantragen ist.

Bei einer Überlassung von über sechs Monaten ist eine Aufenthaltsbewilligung (z.B. Betriebsentsandte) erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass die Austrian Business Agency - WORK in AUSTRIA trotz sorgfältiger Recherche die Richtigkeit dieser Angaben nicht garantiert und dafür auch in keinster Form haftet. Die Ausführungen erheben auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wird insbesondere dieser Eintrag laufend ergänzt bzw. aktualisiert. Die Austrian Business Agency - WORK in AUSTRIA ist keine Behörde und nimmt weder Anträge auf Aufenthaltstitel entgegen noch entscheidet sie über Anträge auf Aufenthaltstitel. Wenn Sie weitere Informationen bzw. Beratung zu Einwanderung und Aufenthalt benötigen, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne.

Weitere Informationen zur grenzüberschreitenden Überlassung und Entsendung und den damit verbundenen Melde- und Bereithaltepflichten finden Sie beispielsweise auf der Website der Zentralen Koordinationsstelle des Bundesministeriums für Finanzen oder der Entsendeplattform.

Rechtliche Grundlagen

  • § 18 Ausländerbeschäftigungsgesetz (AuslBG)
  • Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG)
  • Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG)

* Bitte beachten Sie, dass im Falle von Überlassungen abgesehen vom Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG) weitere arbeitsrechtliche Bestimmungen anwendbar sein können, auf die im Rahmen dieses Überblicks nicht näher eingegangen wird. Schließlich möchten wir darauf hinweisen, dass die ABA – WORK in AUSTRIA keine Einzelfallbeurteilungen im Hinblick auf das Vorliegen einer etwaigen Entsendung oder Überlassung vornimmt.